Plan van aanpak kantoorinrichting

Elk project is uniek en kent zijn eigen specifieke aspecten. Om voor onze klant een succesvol project op te kunnen opleveren, kunnen wij een op maat gemaakt en Plan van Aanpak maken. In navolgend overzicht geven wij aan op welke wijze Meinema projectinrichting uw project altijd en helemaal conform uw wensen zal kunnen realiseren. Binnen de afgesproken tijd, budget.

 

Projectorganisatie

Bij Meinema projectinrichting heeft u daadwerkelijk te maken met één aanspreekpunt voor alles. Hierbij wijken wij sterk af van de veel toegepaste werkwijze van ‘Accountmanager’ en  ‘Projectmanager’. De projectmanager is niet alleen uw aanspreekpunt bij de projectfase, maar is tevens uw aanspreekpunt voor alle advies en offerteaanvragen na oplevering van het project (after-sales fase en nazorg contractlooptijd). Op deze manier heeft u altijd te maken met iemand die volledig bekend is met uw organisatie en alle ins en outs van het project geheel kent. Geen doorverwijzingen dus naar account managers, andere projectmanagers of binnendiensten, maar altijd duidelijkheid wie u kunt aanspreken: uw persoonlijke projectmanager. Uw projectmanager heeft tevens een vaste back-up die bekend is met uw organisatie en project. De projectmanager wordt op de achtergrond ondersteund door een team van mensen, waardoor hij of zij altijd snel en adequaat kan handelen.

 

Communicatiestructuur

In de communicatiestructuur heeft u, zoals reeds hierboven beschreven, voor al uw dagelijkse zaken contact met uw persoonlijke projectmanager. Periodiek vindt er projectoverleg plaats (frequentie is afhankelijk van de complexiteit van het project en uw wensen). Daarnaast zijn wij graag aanwezig bij bouwvergaderingen om werkzaamheden af te stemmen met derden (o.a. leveranciers afbouw, stoffeerder, aannemer). Hierbij worden dan afspraken gemaakt over beschikbaarheid van horizontale en verticale transportwegen, beschikbaarheid laad/los perron, eventueel plaatsen van containers, afplakken van liften etc.

Contractzaken (1x p/jr.) en operationeel overleg (2x p/jr.) worden besproken in periodieke managementrapportages met uw en onze contractbeheerder. Bij contractbeheer komen aspecten aan bod zoals: communicatie, sociale factoren, management informatie, kwaliteit, financiële en tijdsaspecten. Bij operationeel overleg worden zaken besproken zoals: projectplanning, opleverstatus en restpunten, beschikbare vergunningen. Bovenstaande frequentie is slechts een voorstel. Uiteraard kunnen met u afwijkende afspraken worden gemaakt over de te hanteren overlegstructuur.

 

Projectleiding

De projectleiding is in handen van de projectmanager. De projectmanager is ten alle tijden (24/7) bereikbaar via mail en/of telefoon. De projectmanager wordt ondersteund door de uitvoerende projectleider (montage en installatie) welke altijd op locatie aanwezig is en het personeel aldaar aanstuurt. Alle logistieke medewerkers beschikken over een VCA diploma, veiligheidsmiddelen en zijn duidelijk herkenbaar aan Meinema projectinrichting kleding. Alle medewerkers spreken vloeiend Nederlands en zijn volledig op de hoogte van de voorschriften (veiligheid, orde en netheid) zoals die binnen het Action project van toepassing zijn.

 

Projectfasen

Voorbereidingsfase

De verschillende eisen en wensen van u als opdrachtgever worden vastgelegd en er wordt een inventarisatie gemaakt van de hierbij benodigde disciplines. Deze voorbereiding van uw project is één van de eerste zaken die onze projectmanager verzorgt. Een helder beeld van de situatie van uw organisatie geeft de projectmanager de gelegenheid  om kansen te benutten maar ook om problemen te voorkomen. Juist in de voorbereidingsfase is het van cruciaal belang om geen stappen in het proces over te slaan. In de realisatiefase zullen in korte tijd de vruchten worden geplukt van deze tijdsinvestering. Bovendien zal de kwaliteit gedurende het gehele proces beter kunnen worden gewaarborgd.

Zodra de voorbereiding is afgerond kan er een planning worden gemaakt. Hierbij is uw planning het uitgangspunt.

De projectmanager zal u dan ook in ieder geval verzoeken inzicht te geven in onderstaande vragen.

•   Hoe ziet de planning van het totaal project er uit?

•   Bepaling flow/fasering (kan per perceel verschillend zijn)

•   Met welke overige partijen dient de projectmanager rekening te houden? 

•   Welke aanvullende diensten worden er verlangd?

•   Worden er speciale uitvoeringen van standaard meubilair gevraagd?

•   Totaal planning af te stemmen op gebruiksklaar gereed perceel 1 en perceel2

•   Welke aspecten zijn nog aan tussentijdse verandering mogelijk onderhevig?

 

Indien gewenst worden inrichtingsplattegronden gemaakt in de vorm van een voorlopig ontwerp. Deze worden na goedkeuring in combinatie met de definitieve productkeuzes omgezet in het definitief ontwerp, welke de basis vormen voor de uiteindelijk levering.

 

Bestelfase

Van de binnen perceel 1 aangeboden producten is van alle onderdelen nagegaan wat de maximale levertijd is. Hierbij heeft geen enkele component een levertijd van meer dan 8 weken. Na opdracht verstrekking aan de fabrikanten zullen een aantal kritische productiestappen nauwgezet gevolgd worden teneinde de beoogde leverweek te garanderen. Hierbij blijkt in de praktijk een gezonde ‘klant-leverancier’ verhouding een belangrijk voordeel voor u als eindklant in te houden. Bij onverhoopt niet nakomen van gemaakte afspraken door fabrikant kan er reden zijn voor het staken van verder zaken doen met deze fabrikant. Deze fabrikanten zijn voor hun verkopen echter geheel afhankelijk van partijen als Meinema projectinrichting. Bij aanbieders die zelf produceren en verkopen worden klantbelangen vaak op een andere wijze afgewogen, waardoor een ogenschijnlijk voordeel op dit vlak voor de eindklant vaak een nadeel blijkt te zijn.

 

Mochten er tijdens het bestel- en productieproces ongewenste ontwikkelingen zijn dan wordt hier direct actie op ondernomen. Doel is algehele nakoming van gemaakte afspraken.

 

Alvorens de levering plaats zal vinden zal met u een afspraak worden gepland om de inhuissituatie te bekijken en een leverschema op te stellen. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de overige leveranciers.

 

Leveringfase

Tijdens de levering is de projectmanager van Meinema projectinrichting niet alleen uw vaste aanspreekpunt, maar ook het aanspreekpunt van de mensen op de werkvloer die de montage verzorgen. Hij of zij is altijd op de hoogte van alle ontwikkelingen. Onze logistieke manager bundelt de verschillende orders van diverse leveranciers tot een maximale beladingsgraad, zodat er een minimaal aantal vrachtwagens hoeven te rijden. Op deze manier wordt er een extra kwaliteitscontrole ingebouwd, zodat er geen inferieure goederen worden afgeleverd en het is bovendien beter voor het milieu. Een minimum aan aflevermomenten zorgt daarnaast voor een minimale verstoring van uw werkzaamheden. Door de logistiek in eigen beheer uit te voeren kunnen er ook in een relatief laat stadium indien noodzakelijk wijzigingen in de afleverplanning worden doorgevoerd.

Indien door stagnatie bijvoorbeeld in de oplevering van het gebouw (c.q. ruimten) de beoogde planning niet kan worden gevolgd, dan zal er met de klant overleg plaats vinden op welke wijze opnieuw kan worden aangesloten op de dan gewijzigde planning. Doordat Meinema projectinrichting zich met haar bedrijfsmodel heeft toegelegd op de uitvoering van dit soort projecten hebben wij ook de flexibiliteit ingebouwd soepel te kunnen reageren bij wijzigingen. Ook het opsplitsen van beoogde grotere leveringen naar meerdere levermomenten is hierbij mogelijk. Bij calamiteiten kan buiten normale kantooruren gewerkt worden.

 

Teneinde vooraf te kunnen garanderen of beoogde keuzes tijdig geleverd kunnen worden kan Meinema projectinrichting aan Action inzichtelijk maken welke standaardlevertijden bij welke merken haalbaar zijn. Daarnaast bieden wij aan Action de mogelijkheid bij een onverhoopte latere levering een vervangend gelijkwaardige product op tijdelijke basis te gebruiken en om te ruilen zodra het beoogde product leverbaar is.

Regiefunctie

Ervaring leert ons dat planningen in de eindfase niet zelden nog wijzigen. Om te voorkomen dat wij op een ongewenst moment leveren, bijvoorbeeld als de liften buiten werking zijn i.v.m. een storing, of net op het moment dat de raamstoffering wordt geplaatst, wordt altijd 2 dagen van te voren het exacte levermoment afgestemd. Acties en afspraken met de desbetreffende leverancier(s) en met u worden vastgelegd in ons CRM systeem Newbase. Door deadlines te koppelen aan acties genereert Newbase automatische herinneringen, welke de projectmanager ondersteunt bij het bewaken van acties, het tijdig nabellen en u tijdig informeren. Op deze wijze behoudt de projectmanager altijd het overzicht en regie in handen.

 

Calamiteiten

Indien gedurende het project blijkt dat levertijden in gedrang komen wordt er direct actie ondernomen door de projectmanager van Meinema projectinrichting richting leverancier om alsnog tot de gewenste levertijd of tot een geschikt alternatief te komen. Indien met de leverancier geen overeenstemming wordt bereikt die tot tevredenheid leidt, dan zijn er meerdere scenario’s denkbaar:

-     in overleg met u een wijziging aanbrengen in de planning (met als voorwaarde dat essentiële bedrijfsprocessen niet in het gedrang komen)

-     het kosteloos beschikbaar stellen van tijdelijk meubilair

-     in overleg met u zoeken naar een alternatief product

-     het elders laten produceren van een identiek product.

Meinema projectinrichting beschikt bovendien vanuit haar hoedanigheid als handelsorganisatie over een vrijwel onuitputtelijke productiecapaciteit. Mocht een specifieke fabrikant niet of niet tijdig het gewenste product kunnen leveren, dan bevat het omvangrijke portfolio van Meinema projectinrichting over meerdere alternatieven. De eerste actie ‘het informeren uw contactpersoon binnen het project’ geschiedt altijd door de Projectmanager van Meinema projectinrichting. Deze zal u een passend en concreet voorstel doen, waarbij tevens wordt aangegeven binnen hoeveel tijd beslissing noodzakelijk is, zodat sturing tijdig kan plaatsvinden om het project binnen gestelde voorwaarden te realiseren.

 

Oplevering

Alle inrichting wordt conform zoals vooraf overeengekomen gebruiksklaar opgesteld. Alle eventuele verpakkingsmaterialen worden door ons retourgenomen en geheel milieu verantwoord en gescheiden verwerkt en/of hergebruikt. Oplevering van de inrichting kan naar wens per etage (totaal 3) of ruimte(n) geschieden. Per etage / bouwdeel wordt dan direct na installatie samen met u vastgesteld of de goederen in goede staat en compleet zijn ontvangen. Dit leggen wij vast in de projectadministratie. Door middel van een document tekent u op eenvoudige wijze voor ontvangst van de goederen, direct na levering. Zo kan bij elke fase de status worden bepaald en hoeft achteraf nooit twijfel te bestaan over eventuele reclamaties van derden. De projectmanager, die aanwezig is op het project en nauwlettend controleert op eventuele gebreken, zal het formulier van u in ontvangst nemen.

 

Gedurende de voortgang van de leveringen zal de projectmanager bijhouden welke geconstateerde punten reeds zijn uitgevoerd. Dit geeft u en onszelf een duidelijk overzicht en controle op het gehele project. Mogelijke restpunten worden direct in gang gezet.

 

Klachten

Klachten worden binnen 24 uur beantwoord en afhankelijk van de ernst van de situatie binnen 48 uur opgelost. Mankementen tijdens projectleveringen worden bij voorkeur reeds gedurende het project gecorrigeerd. Indien onderdelen of producten besteld moeten worden zorgt Meinema projectinrichting er voor dat primaire werkprocessen niet worden verstoord. Onderdelen worden doorgaans binnen 1 week uit voorraad geleverd. Meinema projectinrichting heeft tevens een speciale eigen Service Manager welke 24/7 inzetbaar is voor alle voorkomende servicesituaties.

 

Nazorg

Meinema projectinrichting hecht veel waarde aan correcte uitvoering van nazorg bij afronding van een project, teneinde de geleverde kwaliteit te kunnen borgen. De projectmanager evalueert bij het opmaken en aftekenen van de opleverstaat met u hoe de uitvoering van het project is verlopen en welke nazorg van Meinema projectinrichting wordt verwacht. Pas als alle openstaande activiteiten zijn afgehandeld, wordt het project definitief afgesloten.

 

Ook hierna behoudt u gewoon uw vaste contactpersoon binnen Meinema projectinrichting. Door samen met u te evalueren, verzamelen wij voortdurend nuttige informatie om bij een volgend project op in te kunnen spelen. Na 3 maanden wordt altijd een evaluatie gehouden, waarbij gekeken wordt of al het meubilair aan de verwachtingen voldoet en daar waar nodig en mogelijk worden aanpassingen gedaan.

 

Om u een zorgeloos gebruik te garanderen kan Meinema projectinrichting eens per jaar al het geleverde meubilair inspecteren op gebreken en onvolkomenheden. Deze worden indien mogelijk direct hersteld, of als verdere actie noodzakelijk is, wordt dit direct in gang gezet. De reparaties die vallen onder de garantievoorwaarden. Daarnaast zal Meinema projectinrichting aan der klant indien gewenst een Service Level Agreement (SLA) aanbieden waarbinnen alle gewenste dienstverlening op vlak van meubelinrichting langjarig en overzichtelijk geregeld is. Hierbij zijn zaken al preventief- alsmede correctief onderhoud op betrouwbare wijze geborgd.

 

Werkwijze bij Meinema

U bent op zoek naar een nieuwe kantoorinrichting. Omdat u een bedrijf start, of omdat uw bedrijf gaat verhuizen. Of omdat u merkt dat uw werknemers andere eisen gaan stellen aan uw huidige kantoorruimte. U ziet dat er steeds meer nieuwe bedrijven ontstaan, die de werkplek veranderen in een inspirerende ruimte, waardoor werknemers beter presteren.

Ook het flexwerken verandert het karakter van een kantooromgeving. Minder vloeroppervlak is nodig, en toch willen werknemers rustig kunnen werken. De aandacht voor akoestiek groeit. Hoge banken en fauteuils in open kantoren zorgen voor beschutte ruimtes voor overleg. Vanuit akoestische fauteuils kunnen medewerkers bellen, zonder collega's te hinderen.

Bij elk project stellen wij een projectcoördinator aan. Hij is het centrale aanspreekpunt voor de opdrachtgever en de betrokken leveranciers en uitvoerders. De projectcoördinator beheert de planning, informeert de opdrachtgever en controleert de voortgang. Door deze werkwijze voorkomen we verspilling en worden eventuele faalkosten tot een minimum teruggebracht. Als opdrachtgever bent u altijd op de hoogte en neemt in elke fase de uiteindelijke beslissing.

Wat doet Meinema Projectinrichters voor u?

  1. Coördineren en realiseren van uw interieurproject. Als ervaren projectinrichters weten wij hoe we interieurprojecten moeten aanpakken. Risico's zijn we voor, problemen vangen we tijdig onder.
  2. Een integrale aanpak binnen uw budget. Het zit in ons DNA om elk project binnen de gestelde budgetten en binnen redelijketermijnen op te leveren. Daarbij werken we samen met ontwerpers en organisatieadviseurs voor het allerbeste resultaat.
  3. U beschikt over uw persoonlijke projectcoördinator. De projectcoördinator beheert de planning, controleert de voortgang en informeert. In elke fase neemt u de uiteindelijke beslissing.
  4. Helder inzicht in het inrichtingsconcept. We vertalen uw ideeën en wensen naar een inrichtingsconcept en geven een 3D presentatie. Zo ziet u meteen hoe uw kantoorinrichting eruit kan komen te zien. Past deze presentatie bij uw bedrijf? Met een door u goedgekeurde begroting, zorgen wij voor de realisatie.
  5. We stemmen voortdurend met u af. Dat doen we al vanaf de eerste kennismaking. We trekken samen met u op tijdens dit proces. We luisteren, adviseren en informeren. Zo houdt u grip op de realisatie van uw kantooromgeving. En wij blijven flexibel en creatief, voortdurend bezig met het realiseren van de beste oplossingen voor uw organisatie.

Meinema Projectinrichting: Van interieuradvies tot realisatie

We adviseren u graag hoe een goede, gebalanceerde kantoorinrichting het werkplezier van uw medewerkers kan vergroten. We geven interieuradvies en u kunt bij ons terecht voor de realisatie. Of het nu gaat om een herinrichting, een turnkey inrichting of een complete herhuisvesting.

Bent u benieuwd wat voor uw bedrijf de beste oplossing is? Neem contact met ons op en we gaan graag met u in gesprek.