interieurontwerp en kantoorinrichting

Bij Meinema verzorgen we alles van ontwerp tot realisatie voor uw perfecte kantoorinrichting. Samen met u maken we een plan van aanpak dat past bij uw wensen en budget, en we zorgen ervoor dat het project op tijd en naar tevredenheid wordt afgerond. Bij Meinema Project Design heeft u één aanspreekpunt voor alles. Dit is anders dan de gangbare methode van een 'Account Manager' en een 'Project Manager'. 

De projectmanager is uw aanspreekpunt tijdens de projectfase, maar ook na afloop van het project (tijdens de after-sales fase en after-sales contractperiode). Zo heeft u altijd te maken met iemand die uw organisatie kent en alle details van het project kent. U hoeft niet door te verwijzen en weet altijd met wie u contact moet opnemen. De projectmanager heeft ook een vaste back-up die uw organisatie en project kent. De projectmanager wordt ondersteund door een team van mensen, zodat hij of zij altijd snel en adequaat kan handelen.

1. Interieurontwerp
2. Kantoorinrichting
3. Interieurstyling
4. Kantoorontwerp
5. Interieuradvies
6. Kantoormeubilair
7. Ruimteplanning
8. Ergonomische kantoorinrichting
9. Duurzame interieurontwerpen
10. Creatieve werkplekken

Communicatiestructuur 

In de communicatiestructuur is uw persoonlijke projectmanager beschikbaar voor al uw dagelijkse zaken. Er zullen periodieke projectvergaderingen plaatsvinden (de frequentie hangt af van de complexiteit van het project en uw wensen). Ook zijn wij graag aanwezig bij bouwvergaderingen om activiteiten met derden (bijv. leveranciers, decorateurs, aannemers) af te stemmen. Er worden afspraken gemaakt over beschikbaarheid van horizontale en verticale transportroutes, beschikbaarheid van laad/losperrons, eventuele plaatsing van containers, afplakken van liften, etc.

De Projectmanager - projectinrichter

De projectmanager - projectinrichter is (24/7) bereikbaar via mail en/of telefoon en wordt ondersteund door de uitvoerende projectleider (montage en installatie) die altijd op locatie aanwezig is en het personeel aldaar aanstuurt. Alle logistieke medewerkers beschikken over een VCA diploma, veiligheidsmiddelen. 

Voorbereidingsfase

Uw eisen en wensen worden vastgelegd in ons klantbeheersysteem, zodat gemaakte afspraken worden gewaarborgd. De inventarisatie van disciplines die nodig zijn om uw project voor te bereiden is een van de eerste zaken die onze projectmanager verzorgt. Een helder beeld van de situatie van uw organisatie stelt de projectmanager in staat kansen te benutten maar ook problemen te voorkomen. Na de voorbereiding kan een planning worden gemaakt met uw input als uitgangspunt.

Voorbereidingsfase

Uw eisen en wensen worden vastgelegd in ons klantbeheersysteem waardoor gemaakte afspraken gewaarborgd zijn. De inventarisatie van de benodigde disciplines ter voorbereiding van uw project is één van de eerste zaken die onze projectmanager verzorgt. Een helder beeld van de situatie van uw organisatie geeft de projectmanager de gelegenheid om kansen te benutten maar ook om problemen te voorkomen. Zodra de voorbereiding is afgerond kan er een planning worden gemaakt. Hierbij is uw planning het uitgangspunt.

3D interieurontwerp kantoor

Onze interieurarchitect maakt een interieurontwerp voor uw kantoor met behulp van ons sterk geautomatiseerde systeem. Er worden 2D werktekeningen en 3D visualisaties gemaakt in de vorm van een voorlopig kantoorontwerp. Na goedkeuring in combinatie met de definitieve productkeuzes worden deze omgezet in het definitieve ontwerp. Uiteraard verwerkt Meinema al uw wensen en eisen in het ontwerp, waaronder indelingsstructuren, ergonomie, akoestiek, kleuren en materialen.

Levering fase kantoorinrichting

De projectleider van Meinema projectinrichter is uw vaste aanspreekpunt tijdens de oplevering en is tevens het aanspreekpunt voor de mensen op de werkvloer die de montage verzorgen. Hij of zij is altijd op de hoogte van alle ontwikkelingen. Onze logistiek manager bundelt de verschillende orders van diverse leveranciers tot een maximale beladingsgraad, zodat er zo min mogelijk vrachtwagens hoeven te rijden. Op deze manier wordt een extra kwaliteitscontrole ingebouwd, zodat er geen inferieure goederen worden geleverd, en het is ook beter voor het milieu. Een minimum aan levertijden zorgt ook voor een minimale verstoring van uw bedrijfsvoering. Door de logistiek in eigen beheer uit te voeren, kunnen indien nodig ook in een relatief laat stadium wijzigingen in het leveringsschema worden aangebracht.

Regiefunctie

Ervaring leert ons dat planningen in de eindfase niet zelden nog wijzigen. Om te voorkomen dat wij op een ongewenst moment leveren, bijvoorbeeld als de liften buiten werking zijn i.v.m. een storing, of net op het moment dat de raamstoffering wordt geplaatst, wordt altijd 2 dagen van te voren het exacte levermoment afgestemd. Acties en afspraken met de desbetreffende leverancier(s) en met u worden vastgelegd in ons CRM systeem. Door deadlines te koppelen aan acties genereert automatische herinneringen, welke de projectmanager ondersteunt bij het bewaken van acties, het tijdig nabellen en u tijdig informeren. Op deze wijze behoudt de projectmanager altijd het overzicht en regie in handen.

Calamiteiten

Tijdens de oplevering is de projectmanager van Meinema uw vaste aanspreekpunt. Zij zijn altijd op de hoogte van alle ontwikkelingen en zullen u informeren als er veranderingen optreden. Onze logistiek manager bundelt de verschillende bestellingen van verschillende leveranciers tot een maximale beladingsgraad, zodat er een minimum aan vrachtwagens moet rijden. Op deze manier wordt een extra kwaliteitscontrole ingebouwd, zodat er geen inferieure goederen worden geleverd. Het is ook beter voor het milieu en minimaliseert de verstoring van uw activiteiten. Door de logistiek in eigen beheer uit te voeren, kunnen wijzigingen in het leveringsschema ook in een relatief laat stadium worden doorgevoerd als dat nodig is.

Oplevering projectinrichting

Alle meubels worden klaargezet en gebruiksklaar gemaakt zoals vooraf overeengekomen. Eventuele verpakkingsmaterialen worden door ons geretourneerd en op geheel milieuverantwoorde en gescheiden wijze verwerkt en/of hergebruikt. Levering van de apparatuur kan plaatsvinden per verdieping (totaal 3) of kamer(s) naar keuze. Direct na installatie controleren wij met u of de goederen in goede staat en compleet zijn ontvangen. Wij leggen dit vast in de projectadministratie. U tekent direct na levering gewoon een document voor ontvangst van de goederen. Zo kan de status in elk stadium worden vastgesteld en hoeft er achteraf nooit twijfel te bestaan over eventuele klachten van derden. De projectleider, die op het project aanwezig is en nauwlettend toeziet op eventuele gebreken, ontvangt het formulier van u. Tijdens de voortgang van de opleveringen houdt de projectmanager bij welke geconstateerde punten reeds zijn afgerond. Dit geeft u en ons een duidelijk overzicht en controle over het gehele project. Eventueel resterende punten worden direct in gang gezet.

Klachten & Nazorg

Bij Meinema nemen we nazorg zeer serieus om onze hoge kwaliteitsnormen te handhaven. Als een project is afgerond, bespreken we met u wat er nog moet gebeuren aan nazorg. Wij willen er zeker van zijn dat alle openstaande punten zijn afgehandeld voordat het project officieel wordt afgesloten. Ook nadat het project is afgesloten, heeft u een vaste contactpersoon bij Meinema waar u terecht kunt. Wij verzamelen voortdurend feedback om onze dienstverlening voor toekomstige projecten te verbeteren. Er zal altijd een evaluatie plaatsvinden na 3 maanden om te kijken of het meubilair aan uw verwachtingen voldoet en om de nodige aanpassingen te doen. Om ervoor te zorgen dat u ons meubilair zorgeloos kunt gebruiken, bieden wij jaarlijkse inspecties aan om te controleren op gebreken en onvolkomenheden. Als er reparaties moeten worden uitgevoerd, doen wij dat onmiddellijk. Reparaties onder garantie zijn gratis. Daarnaast bieden wij een Service Level Agreement (SLA) aan voor klanten die willen.

Werkwijze projectinrichting

U bent op zoek naar een nieuwe kantoorinrichting omdat uw bedrijf gaat verhuizen of omdat u merkt dat uw medewerkers andere eisen gaan stellen aan uw huidige kantoorruimte. U ziet dat er steeds meer nieuwe bedrijven ontstaan die de werkplek omtoveren tot een inspirerende ruimte die medewerkers beter laat presteren. Flexibel werken verandert ook het karakter van een kantooromgeving. Er is minder vloeroppervlak nodig en toch willen werknemers rustig kunnen werken. De aandacht voor akoestiek neemt toe. Hoge banken en fauteuils in kantoortuinen creëren beschutte ruimtes voor overleg. Vanuit akoestische fauteuils kunnen werknemers telefoneren zonder collega's te storen. Voor elk project stellen wij een projectcoördinator aan die het centrale aanspreekpunt is voor de opdrachtgever en de betrokken leveranciers en aannemers. De projectcoördinator beheert de planning, informeert de opdrachtgever en bewaakt de voortgang. Deze manier van werken voorkomt verspilling en beperkt eventuele faalkosten tot een minimum. U bent als opdrachtgever altijd op de hoogte en neemt in elke fase de eindbeslissing.

We werken samen met u aan een ontwerpconcept voor uw ruimte dat past binnen uw budget en planning. We zorgen voor regelmatige updates en voortgangsrapporten, zodat u het project kunt zien vorderen. We willen dat u tevreden bent met het eindproduct, en we zullen er alles aan doen om dat voor elkaar te krijgen.

Neem hier contact met ons op.